Der Prozess von Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung (kurz: AVA) bei Bauprojekten, ist ein im Bauwesen standardisiertes Verfahren. Es begleitet den kompletten Bauprozess von der Planung über die Ausschreibungen der zu erledigenden Arbeiten bis zur Abrechnung am Ende des Bauprojektes. Zur Unterstützung beim AVA-Verfahren hilft Ihnen in der Regel eine spezielle Software, die Ihnen in allen drei Punkten zur Seite steht und den Prozess so einfach wie irgend möglich hält. Ferner soll die AVA-Software Ihnen helfen, die Kosten des Bauprojekts möglichst transparent und exakt zu erfassen, sowie volle Kostenkontrolle gewährleisten. Hierdurch werden die Prozessabläufe des AVA-Verfahrens maßgeblich beschleunigt und der bürokratische Aufwand auf ein Minimum reduziert.
Das Ausschreibungsverfahren
Zu Beginn des AVA-Prozesses steht die Ausschreibung. Hier wird eine meist öffentliche und schriftliche Aufforderung zur Abgabe von Angeboten für bestimmte Leistungen herausgegeben. Demgegenüber stehen nicht-öffentliche Verfahren, die sich nur an einen bestimmten Bieterkreis richten, sowie die eigenständige Vergabe an bereits ausgewählte Anbieter. Letzteres kommt hauptsächlich bei Bauprojekten von verhältnismäßig niedrigem Wert zum Tragen. Das Ausschreibungsverfahren dient damit der Erfassung von potenziellen Firmen, welche am Bauprojekt beteiligt werden sollen. Im Falle von öffentlichen Ausschreibungen handelt es sich um rechtlich standardisierte Verfahren. Die Anforderungen an diese werden in Deutschland durch die „Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)“ sowie dem BGB geregelt.
Die zu erbringende Bauleistung muss dabei im Rahmen einer Leistungsbeschreibung exakt bestimmbar sein. Anhand dieser Ausführungen werden Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert und diese später mithilfe einer AVA-Software verglichen. Die AVA-Software unterscheidet dabei zwischen verschiedenen Gewerken und teilt diese innerhalb verschiedener Leistungsverzeichnisse ein. Diese Leistungsverzeichnisse erfassen die zu erbringenden Teilleistungen der einzelnen Gewerke und führen unter anderem Mengeneinheiten und Einheitspreise auf. So wird eine Vergleichbarkeit der verschiedenen Angebote sichergestellt und eine qualitative und preisliche Gegenüberstellung ermöglicht.
Vergabeverfahren und Abrechnung
Dem Ausschreibungsverfahren folgt das Vergabeverfahren mit der Eignungsprüfung. Dabei werden hier zunächst die Voraussetzungen der Auftragnehmer für das Bauprojekt anhand bestimmter Maßstäbe, wie finanzielle Leistungsfähigkeit oder Fachkunde und Zuverlässigkeit, geprüft. Im folgenden Schritt findet die Bewertung der Angebote der verbliebenen Bewerber statt. Die projektbezogenen Zahlen, wie zum Beispiel Einzelpreise oder andere wirtschaftlich relevante Aspekte, werden direkt miteinander verglichen.
Im Zweifelsfall kann im Folgenden eine Verhandlungsrunde mit ausgewählten Bewerbern stattfinden, um das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis erreichen zu können. Den Zuschlag erhalten letzten Endes die Unternehmen, deren Angebot sowohl in qualitativer als auch in preislicher Hinsicht angemessen ist. Die Bewertung erfolgt dabei immer anhand des Leistungsverzeichnisses und der erfassten Positionen. Nach Abschluss der Verträge kann mit dem eigentlichen Bauprojekt begonnen werden. Hier werden die Leistungen erbracht, welche vorher in den Leistungsverzeichnissen erfasst und späterer Vertragsbestandteil wurden.
Im Anschluss daran folgt nach Bauabschluss das Abrechnungsverfahren. In der Praxis werden jedoch bereits während der Bauphase Teilzahlungen geleistet. Alle Zahlungen geschehen anhand der erbrachten Leistungen erst nach Abnahme durch den Architekten bzw. den Bauherren. Die Abrechnung erfolgt dabei anhand gesetzlicher Bestimmungen und wird häufig von der AVA-Software größtenteils selbständig erstellt und vereinfacht so die Buchhaltung.